Privacyregelement Dharini kleuren therapie
Praktijk Dharini kleuren therapie vindt het belangrijk dat de privacy van de cliënten goed is geborgd.
Dit privacyreglement beschrijft hoe omgegaan wordt met uw persoonsgegevens.
Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een nieuwe Europese privacywet. Daardoor is de privacy in alle landen van de EU-gelijk. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) komt dus in plaats van de oude Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). In de AVG staan een aantal verplichte maatregelen genoemd waaraan ik, als therapeut, moet voldoen omdat ik gegevens vastlegt in cliëntendossiers.
Artikel 1. Definities
In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:
Gegevens: Informatie die betrekking heeft op een persoon
Praktijk: Dharini kleuren therapie, therapeut Jacqueline van de Ven, verwerkingsverantwoordelijke
Cliënt: Persoon die verzoekt om een Behandeling/Opdracht
Verwerking: een bewerking of geheel bewerking met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd, via geautomatiseerde procedés; zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, bijwerken, gebruiken, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 AVG)
Dossier: is een geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij een behandeling/opdracht.
Artikel 2. Toepasselijkheid
Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die door de praktijk met betrekking tot cliënt behandelingen/zorg worden gedaan.
Artikel 3. Doelen
1. Voor een goede behandeling is het belangrijk en verplicht, volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), een medisch dossier bij te houden.
2. Dit bijhouden is ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden.
Artikel 4. Gegevensverwerking
1. Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend therapeut (J. van de Ven) heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend therapeut en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
2. Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. De praktijk zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
3. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij er sprake is van één van de hiervoor genoemde situaties:
o voor het gebruik voor waarneming bij een ander collega, tijdens afwezigheid van de therapeut (J. van de Ven).
o voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
o een klein deel van de gegevens uit uw dossier zal gebruikt worden voor de financiële administratie, zodat een factuur opgesteld kan.
o Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de behandeling is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
Artikel 5. Beschrijving van de gegevens
De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:
· Naam
· Adres/contactgegevens
· E-mailadres
· Geboortedatum
· BSN-nummer
· Medische gegevens
· Naam huisarts/andere zorgverleners
· Gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger als cliënt minderjarig is
· Persoonlijke vragen; b.v. gezinssamenstelling, woonsituatie, hobby’s, enz. Deze vragen zijn relevant voor de behandeling
· Behandeling samenvattingen, datum hiervan en potenties die gebruikt worden in de behandeling
· Foto’s van de rug (waarvoor een toestemmingsformulier dient te worden ingevuld)
Artikel 6. Geheimhouding en informatiebeveiliging
Praktijk Dharini, kleuren therapie gaat vertrouwelijk en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.
De methodes van dossier samenstellen en het beveiligen hiervan zijn als volgt:
1. Schriftelijk dossiers worden in een archiefkast met slot bewaard.
De therapeut (J.van de Ven) is de enige met toegang.
2. Digitale dossiers en cliënten adreslijst zijn opgeslagen in een data encryptie map met wachtwoord beveiliging.
3. De digitale dossiers, foto’s en cliënten adreslijst zijn ook als back-up opgeslagen in een externe harde schijf met wachtwoord beveiliging.
Artikel 7. Bewaartermijn
1. Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard.
2. Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige geldt dat de bewaartermijn
van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar.
3. In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden zullen
gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
4. Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als
U uitdrukkelijk schriftelijk verzoek geeft om uw gegevens te vernietigen.
Artikel 8. Rechten
1. Als cliënt heeft U het recht te weten dat gegevens over U worden verwerkt. Hierbij wordt U geïnformeerd in algemene zin door middel van dit privacyreglement.
2. U heeft als cliënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt U een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Een verzoek tot inzage of een kopie zal zo snel mogelijk plaats vinden. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven en waarbij gevraagd zal worden om te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
3. U heeft als cliënt het recht om rectificatie te verzoeken als er sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zullen zo snel als mogelijk aanpast worden.
4. Als U gegevens wilt laten vernietigen kunt U daartoe een schriftelijk verzoek indienen mits de behandeling beëindigt/afgesloten is. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen komt het door een zeer gemotiveerd reden.
5. U kunt als cliënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Graag dit doorgeven schriftelijk of mondeling.
Artikel 9. Wijzigingen
De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, b.v. als de wetgeving wijzigt. Als dit voorkomt zult u geïnformeerd worden via de website.
Artikel 10. Klachten
Hoewel de praktijk al het nodige doet om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met de praktijk. Een klacht kan ook schriftelijk worden ingediend.